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Acht Bausteine.Nichts bleibt liegen.
Der SHK-Autopilot besteht aus acht Bausteinen entlang der Strecke von der Anfrage bis zur Wartung. Wir starten mit dem, der bei dir am meisten bringt – und bauen Schritt für Schritt aus.
Anfrage
E-Mail-Automation
Dein Postfach sortiert sich selbst. Für jede Anfrage liegt die Antwort fertig bereit.
Heute
Kundenanfragen, Lieferantenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Werbung und Bewerbungen landen im selben Postfach. Wichtiges geht unter, Antworten dauern Tage.
Mit dem SHK-Autopilot
Jede Mail wird gelesen und dem richtigen Kunden, Auftrag oder Bereich zugeordnet. Fotos, Pläne und Rechnungen werden erkannt. Für Standardanfragen liegt ein Antwortentwurf bereit – das Büro prüft und schickt ab.
- Automatisch:Mail kommt rein: „Heizung macht Geräusche, Foto anbei“automatisch
- Automatisch:Kunde und Anlage erkannt, Kundendienst, normale Dringlichkeitautomatisch
- Automatisch:Terminvorschlag als Antwortentwurf vorbereitetautomatisch
- Du:Büro prüft und klickt auf Sendendu
- Was es bringt
- Weniger Suchen, schnellere Antworten. Im Modellbetrieb mit 20 Leuten rund 25 Stunden pro Monat im Büro.
- Das bleibt bei dir
- Was rausgeht, entscheidet dein Büro. Nichts wird ohne Freigabe verschickt.
- Was wir brauchen
- Zugang zum Postfach (z. B. Microsoft 365 / Outlook) und eine Kundenliste aus deiner Handwerkersoftware.
- Im Beratungsgespräch
- Wir sortieren im Beratungsgespräch fünf deiner (anonymisierten) Mails live.
Unsere Heizung macht seit gestern komische Geräusche. Foto vom Gerät anbei.
Guten Morgen Frau Lehmann, danke für das Foto. Wir schauen uns das an: Passt Ihnen Donnerstag zwischen 8 und 10 Uhr? Viele Grüße, Ihr Team von Müller Haustechnik
Auftragsbestätigung 88231
Herbst-Aktion Werkzeug
Anfrage
KI-Telefonassistent & Notdienst
Jeder Anruf wird angenommen – auch wenn alle auf der Baustelle sind. Notfälle gehen sofort an die Bereitschaft.
Heute
Das Telefon klingelt, während alle beim Kunden sind. Nach Feierabend läuft der Anrufbeantworter, und Notfälle landen auf der Mailbox.
Mit dem SHK-Autopilot
Der Assistent nimmt an, wenn das Büro besetzt ist oder Feierabend hat. Er sagt offen, dass er ein KI-Assistent ist, nimmt Name, Anliegen und Adresse auf und legt einen Rückruf an. Für Notfälle gelten deine Regeln: Gasgeruch, Wasserschaden, Heizungsausfall.
- Automatisch:21:40 Uhr: „Wasser läuft unter der Spüle.“automatisch
- Automatisch:Kundin erkannt, Hinweis zum Absperren gegebenautomatisch
- Automatisch:SMS mit Zusammenfassung an den Bereitschaftsmonteurautomatisch
- Du:Morgens liegt das Protokoll im Bürodu
- Was es bringt
- Keine verpassten Anrufe, weniger Unterbrechungen für Büro und Monteure. Im Modellbetrieb rund 21 Stunden pro Monat.
- Das bleibt bei dir
- Beratung, Preise und Fachfragen bleiben bei deinem Team. Bei Gasgeruch gilt immer der Sicherheitsablauf.
- Was wir brauchen
- Rufumleitung bei Besetzt oder nach Feierabend, deine Notdienst- und Bereitschaftsregeln.
- Im Beratungsgespräch
- Du rufst im Beratungsgespräch selbst an – mit einem Szenario aus deinem Betrieb.
SMS an Bereitschaft
- Kundin
- Sabine Roth, Bergstraße 12
- Notfall
- Wasseraustritt Küche, Eckventil zu
- Rückruf
- bis 21:55 Uhr
Anfrage
Anfrage → Auftrag
Aus Anruf, Mail, WhatsApp oder Webformular wird ein vollständiger Auftrag – ohne Abtippen.
Heute
Anfragen kommen über vier, fünf Kanäle und werden von Hand abgetippt. Unvollständige Anfragen ziehen Rückfragen nach sich, manche gehen ganz verloren.
Mit dem SHK-Autopilot
Aus jeder Anfrage wird ein vollständiger Vorgang: Kunde, Adresse, Anlage, Anliegen, Fotos, Dringlichkeit. Fehlende Angaben werden automatisch nachgefragt, der Vorgang landet in deiner Handwerkersoftware.
- Automatisch:WhatsApp mit Foto vom Typenschild und Sprachnachrichtautomatisch
- Automatisch:Hersteller und Fehlercode erkannt, Kunde zugeordnetautomatisch
- Automatisch:Auftragsentwurf mit Priorität angelegtautomatisch
- Du:Freigabe mit einem Klickdu
- Was es bringt
- Im Test antworteten Heizungsbauer auf 57 von 100 Anfragen. Wer schneller ist, bekommt den Auftrag – im Modellbetrieb rund 17 Aufträge mehr pro Jahr.
- Das bleibt bei dir
- Du entscheidest, welche Aufträge du annimmst.
- Was wir brauchen
- Je nach System per Schnittstelle oder Import in deine Handwerkersoftware. WhatsApp Business optional.
- Im Beratungsgespräch
- Eine echte WhatsApp-Anfrage wird im Gespräch zum Auftragsentwurf.
Sprachnachricht (0:38): „Die Therme im Keller verliert Wasser, Druck ist bei 0,5 bar …“ – 2 Fotos
Erkannt
- Kunde
- Klaus Meier, Lindenweg 4 (Bestandskunde)
- Anlage
- Gas-Brennwerttherme, Baujahr 2014 (vom Typenschild)
- Anliegen
- Druckverlust, Wasser am Gerät
- Dringlichkeit
- Heute oder morgen
Kundendienst: Druckverlust Therme prüfen. Termin-Vorschlag: morgen 8:00 Uhr, Monteur mit Gas-Zulassung. Rückfrage an den Kunden zur Zugänglichkeit des Kellers gesendet.
Angebot
KI-Recherche & Angebote
Aus Aufmaß, Fotos und Diktat wird ein vollständiger Angebotsentwurf – mit Preisen, Förder-Check und Nachfassen.
Heute
Angebote entstehen abends und am Wochenende. Positionen werden vergessen, Preise nachgeschlagen, Förderfragen geklärt. Viele Angebote bleiben ohne Antwort.
Mit dem SHK-Autopilot
Aus Aufmaß, Fotos und Diktat entsteht ein Entwurf: Positionen aus deinen Leistungsverzeichnissen, Preise vom Großhandel, Datenblätter vom Hersteller. Ein Check findet, was fehlt – Fundament, Elektro, hydraulischer Abgleich – und prüft die Förderung. Nachgefasst wird nach 3, 10 und 21 Tagen.
- Automatisch:Begehung: Diktat und Fotos aufs Handyautomatisch
- Automatisch:Entwurf mit Positionen, Preisen und offenen Fragenautomatisch
- Du:Heizlast und Auslegung macht der Fachmanndu
- Du:Du prüfst Marge und Positionen, dann geht es rausdu
- Automatisch:Automatisches Nachfassen nach 3, 10 und 21 Tagenautomatisch
- Was es bringt
- Ein Wärmepumpen-Angebot kostet rund 3:50 Stunden – und nur jedes vierte geprüfte Angebot war vollständig. Schneller und vollständiger heißt: mehr Aufträge.
- Das bleibt bei dir
- Kalkulation, Auslegung und Preis gibt immer der Fachmann frei.
- Was wir brauchen
- Deine Leistungsverzeichnisse oder Kalkulation, Angebotsvorlagen, je nach System Zugang zu Großhandelspreisen.
- Im Beratungsgespräch
- Aus Fotos und einer Sprachnachricht entsteht live ein Wärmepumpen- oder Bad-Angebot.
Altbau 1978, 140 m², Gas-Kessel raus, Luft-Wasser-Wärmepumpe, Aufstellung Garten.
| Luft-Wasser-Wärmepumpe 10 kW inkl. Inneneinheit | 14.980 € |
| Montage, Inbetriebnahme, Einweisung | 3.850 € |
| Fundament Außeneinheit vom Check ergänzt | 1.240 € |
| Hydraulischer Abgleich vom Check ergänzt | 980 € |
- Elektroanschluss geprüft
- Förder-Check BEG: Voraussetzungen erfüllt
- Heizlast: Freigabe durch Meister offen
Überblick
Chef-Dashboard
Jeden Montag siehst du, wo dein Betrieb steht – ohne Rundgang, ohne Nachfragen.
Heute
Die BWA kommt Wochen zu spät, die Nachkalkulation fehlt. Wer Luft hat, was offen ist und welche Aufträge sich lohnen, weißt du nur nach Rundgang und Nachfragen.
Mit dem SHK-Autopilot
Einmal pro Woche in Klartext: Anfragen, offene Angebote und Angebotsquote, Auslastung, Soll und Ist je Baustelle, offene Posten, Wartungen – und was der Autopilot gebracht hat. Dazu die drei wichtigsten Hinweise für die Woche.
- Automatisch:Nachts: Zahlen aus Software, Zeiterfassung und Buchhaltungautomatisch
- Automatisch:Kennzahlen und Kommentar mit den drei wichtigsten Punktenautomatisch
- Automatisch:Montag, 7 Uhr: Bericht per Teams oder Mailautomatisch
- Du:Du entscheidest, was diese Woche passiertdu
- Was es bringt
- Rund 20 Stunden Chef-Zeit im Monat im Modellbetrieb – und eine Nachkalkulation, die zeigt, welche Aufträge sich lohnen.
- Das bleibt bei dir
- Deine Buchhaltung bleibt, wo sie ist. Ranglisten einzelner Mitarbeiter gibt es nur nach Absprache.
- Was wir brauchen
- Lesezugriff auf deine Handwerkersoftware oder Exporte, Zeiterfassung und Buchhaltungsdaten.
- Im Beratungsgespräch
- Ein Dashboard mit Beispielzahlen in der Größe deines Betriebs.
Auslastung Monteure, letzte 6 Wochen
Einsatz
Einsatz- & Teamplanung
Termine und Monteure werden vorgeschlagen, Ausfälle umgeplant, Kunden informiert.
Heute
Termine, Qualifikationen, Urlaub und Fahrzeiten passen nie ganz zusammen. Fällt jemand aus, wird stundenlang umgeplant.
Mit dem SHK-Autopilot
Neue Aufträge bekommen Vorschläge für Termin und Monteur – nach Qualifikation und Route. Wartungen werden nach Postleitzahl gebündelt. Bei Ausfall wird umgeplant und der Kunde per SMS informiert.
- Automatisch:6:30 Uhr Krankmeldung, drei Termine betroffenautomatisch
- Automatisch:Vorschlag: zwei auf Kollegen, einer verschobenautomatisch
- Du:Disponent bestätigtdu
- Automatisch:Kunden per SMS informiert, Monteur sieht die Anlagenhistorieautomatisch
- Was es bringt
- Weniger Planungsaufwand, weniger Leerfahrten – geschätzt 4 bis 8 Stunden pro Woche im Modellbetrieb.
- Das bleibt bei dir
- Wer wohin fährt, entscheidet dein Disponent.
- Was wir brauchen
- Plantafel oder Kalender (Handwerkersoftware oder Outlook), Qualifikationen und Adressen.
- Im Beratungsgespräch
- Ein Wochenplan mit Ausfall – live umgeplant.
Einsatz
Personalplanung
Urlaub, Bereitschaft und Kapazität der nächsten Wochen auf einen Blick.
Heute
Urlaub kollidiert mit Auftragsspitzen, der Bereitschaftsdienst ist ungleich verteilt, Zertifikate laufen unbemerkt ab.
Mit dem SHK-Autopilot
Du siehst die Kapazität der nächsten vier Wochen. Urlaubsanträge werden gegen Auslastung und Notdienstplan geprüft, die Bereitschaft fair verteilt, Zertifikats- und Schulungsfristen erinnert.
- Automatisch:Urlaubsantrag kommt per Teamsautomatisch
- Automatisch:Prüfung gegen Auslastung und Bereitschaftsplanautomatisch
- Du:Du genehmigstdu
- Automatisch:Kalender und Plan aktualisiertautomatisch
- Was es bringt
- Weniger Konflikte und Überraschungen – geschätzt 1 bis 2 Stunden pro Woche.
- Das bleibt bei dir
- Über deine Leute entscheidest du. Der Autopilot trifft keine Entscheidungen über Mitarbeiter.
- Was wir brauchen
- Urlaubs- und Bereitschaftsdaten, Kalender.
- Im Beratungsgespräch
- Die Kapazitätsansicht für vier Wochen mit Beispieldaten.
Urlaub KW 46, Montag bis Freitag
Rechnung & Wartung
Kundendienst, Wartung & Abrechnung
Wartungen laufen von selbst, Regie wird am selben Tag abgerechnet, Zahlungen werden nachgehalten.
Heute
Wartungen werden vergessen, Verträge laufen aus. Regiezettel fehlen, Rechnungen gehen Wochen später raus, Mahnen bleibt liegen.
Mit dem SHK-Autopilot
Fällige Anlagen werden erkannt, Kunden erinnert und Termine nach Postleitzahl gebündelt. Der Monteur spricht den Regiebericht ein, am selben Tag liegt der Rechnungsentwurf bereit. Zahlungen werden abgeglichen, Mahnungen zur Freigabe vorbereitet.
- Automatisch:Auftrag erledigt, 60 Sekunden Sprachnachricht vom Monteurautomatisch
- Automatisch:Regiebericht mit Fotos, Kunde unterschreibtautomatisch
- Automatisch:Rechnungsentwurf mit Hinweis auf Lückenautomatisch
- Du:Freigabe, Rechnung geht rausdu
- Automatisch:Zahlungserinnerung an Tag 14 und 28automatisch
- Was es bringt
- Im Modellbetrieb werden rund 22.000 € Leistung im Jahr nie berechnet, und rund 20 Wartungsverträge laufen still aus. Beides holt der Autopilot zum großen Teil zurück.
- Das bleibt bei dir
- Rechnungen und Mahnungen gibst du frei. Wartungserinnerungen gehen nur an deine Bestandskunden.
- Was wir brauchen
- Wartungsdaten (Anlagen, Fälligkeiten) und die Faktura deiner Handwerkersoftware.
- Im Beratungsgespräch
- Die Sprachnachricht eines Monteurs wird live zu Regiebericht und Rechnungsentwurf.
„Wartung Brennwertgerät Lindenweg erledigt, Dichtung getauscht, 1,5 Stunden, Abgasmessung okay …“
Regiebericht
- Arbeitszeit
- 1,5 Std.
- Material
- Dichtungssatz, Kleinmaterial
- Messung
- Abgaswerte in Ordnung
- Unterschrift
- Kunde, 13:42
Wartung inkl. Dichtungstausch: 1,5 Std., Material, Anfahrt
So führen wir ein
Baustein für Baustein, ohne dass dein Betrieb stillsteht.
- ErtragsanalyseWir nehmen deine Abläufe auf, messen zwei Wochen und beziffern, wo Anfragen, Zeit und Geld liegen bleiben. Über das BAFA förderfähig.
- Erster Baustein liveNach zwei bis vier Wochen läuft der Baustein mit dem größten Hebel.
- Ausbau nach FahrplanWeitere Bausteine folgen, wenn dein Team so weit ist.
- EinweisungKurze Schulungen, klare Freigaberegeln, feste Ansprechpartner.
- Betreuung und BerichtJeden Monat messen wir, was der Autopilot gebracht hat, und schärfen nach.
Kontrolle und Datenschutz
Du behältst die Hand am Hebel.
Ein KI-Assistent, der für deinen Betrieb spricht, braucht klare Regeln. Die legen wir mit dir fest – und halten uns daran.
Freigabe-Prinzip
Nichts geht ohne Freigabe an einen Kunden. Automatisch läuft nur, was du ausdrücklich einschaltest.
Offen am Telefon
Der Assistent sagt, dass er ein KI-Assistent ist. Gespräche werden nur mit Hinweis aufgezeichnet.
Nur nötige Daten
Wir verarbeiten, was ein Ablauf braucht, und schließen vor dem Start einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Menschen entscheiden über Menschen
Bei Urlaub, Einsätzen und Bewerbungen schlägt der Autopilot vor – entscheiden tut ihr.
Fachliches bleibt beim Fachmann
Heizlast, Auslegung, Preise und Sicherheitsfragen gibt immer jemand aus deinem Team frei.
Welcher Baustein bringtbei dir am meisten?
Das klären wir im kostenlosen Erstgespräch. 15 Minuten, am Telefon, ehrlich.